Papéis e documentos

Chegámos ao Desafio do Destralhe número 22º. Está mesmo quase a terminar! Que tal a sensação de ter a sua casa destralhada? Bem mais leve, acredito!

Hoje vamos continuar pelo seu escritório, desta vez para destralhar papéis antigos, contas pagas e recibos. Afinal, não há nada pior do que olharmos para um canto da casa e ver uma pilha gigante de papel amontoado 😬 

Antes de começar a destralhar e organizar a papelada cá de casa, eram papéis por todo o lado: pilhas de papel na mesa da entrada, no escritório, na bancada da cozinha, contas para pagar, recados da escola, recibos/faturas de consultas, enfim… O resultado? Por vezes deixava passar o prazo para pagar alguma fatura, esquecia-me de coisas importantes de que tinha de tratar… 

Também é o seu caso? Então este desafio é para si!



Destralhar papéis antigos, contas pagas e recibos

Organizar este tipo de objetos é tão importante como organizar o resto da nossa casa, para que possamos passar menos tempo à procura do que necessitamos e também garantirmos que não nos esquecemos de nada importante. Sabe quais os benefícios de ter um arquivo de papéis organizado? Ora veja:

  • Maior organização: pois facilmente conseguirá encontrar os papéis de que necessita, sentindo-se também menos frustada. 
  • Maior produtividade: ao manter este tipo de objetos organizados vai conseguir ser mais produtiva e despachar ainda mais tarefas, uma vez que passará menos tempo à procura.
  • Maior poupança: pois deixará de correr o risco de ter pagamentos em atraso ou de não saber onde se encontram as garantias dos seus aparelhos (eletrodomésticos, por exemplo) quando necessita de os enviar para arranjar/troca. 
  • Mais energia mental: uma vez que vai ficar menos preocupada e estressada por não estar a conseguir encontrar os papéis de que necessita. Se mantiver tudo organizado isso fará sentir-se bem e tranquila.

Agora que já consegue perceber alguns dos benefícios que vai ganhar com este destralhe, vamos lá ao passo-a-passo.



Passo-a-passo para destralhar papéis antigos, contas pagas e recibos

Tal como lhe disse ontem para o destralhe do seu computador e caixa de e-mails, também o destralhe deste tipo de papelada pode ser algo muito pessoal. Cada uma de nós tem um método de organização com o qual se identifica, e o objetivo deste desafio é facilitar o seu dia-a-dia. Eu vou dar-lhe a minha sugestão com base no que eu própria aplico cá em casa e do que vou pesquisando, mas não se esqueça de adaptar ao que não fizer sentido para si, combinado?

  • Comece por reunir toda a papelada: procure nos vários locais da casa por onde possa ter este tipo de papelada e reúna tudo (pode colocar no chão ou em cima de uma mesa grande; o importante é ter extensão suficiente para trabalhar à vontade). Verifique igualmente se tem pastas arquivadoras, separadores e micas que possa utilizar, assim como um agrupador (não se preocupe se não tiver em quantidade suficiente pois poderá comprar mais pastas e separadores posteriormente e terminar de organizar tudo).
  • Faça uma triagem:
    • Aproveite para verificar todos os documentos e descarte aqueles que já não faça sentido : garantias expiradas, recibos que já não necessita, etc. 
    • Para o que fica, separe por categorias: garantias, faturas (e dentro destas separe ainda por luz, água, gás, tv+net, etc), IRS, manuais e instruções de utilização, e outras mais que lhe fizer sentido.
    • Papéis de faturas urgentes que ainda não pagou ou outros documentos importantes que saiba que vai necessitar nos próximos dias, coloque numa pilha à parte.
  • Comece a organizar:
    • Defina pastas de arquivos para cada categoria e organize a papelada com a ajuda de separadores e micas. No caso de talões, opte por os proteger em micas, e se possível faça mais tarde fotocópias dos mesmos (pois, com o passar do tempo, tendem a perder toda a cor) ou também pode digitalizar ou tirar uma foto com o telemóvel.
    • No caso dos documentos urgentes que tinha colocado de parte, opte por os colocar numa bandeja ou cesto para saber que requerem atenção da sua parte nos dias seguintes. Quando já não necessitar deles, guarde-nos na respetiva pasta.
  • Crie uma rotina: sempre que tiver um novo documento, pode colocar temporariamente na bandeja de entrada e depois arquivar. Fure com o furador e guarde na respetiva pasta. Defina um intervalo de tempo e de vez em quando dê uma vista de olhos geral a toda a papelada.


#dicaarrumadinha

  • Sabia que existem prazos legais para guardar algumas faturas? Espreite quais aqui.


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