Ferramentas para se organizar

Aqui deixo algumas ferramentas que pode usar para se organizar:

  • Agenda – uma agenda é uma ferramenta muito pessoal e, com a oferta que existe no mercado, escolher o modelo perfeito para si pode ser uma dor de cabeça. Para que esta tarefa se torne mais fácil, partilho consigo alguns passos que eu própria sigo para que a escolha se torne mais simples e intuitiva.
    • Vista diária ou semanal – Perceba se é aquela pessoa que escreve muito e precisa de apontar as coisas divididas por hora, ou seja, que vai precisar de uma vista diária. Ou se é uma pessoa que escreve o essencial e a vista semanal é suficiente para si, pois a agenda serve mais como uma forma de organizar tarefas que já estão fixas.
    • O tamanho – Este é um passo que precisa de ter especial atenção. Se não comprar o tamanho certo arrisco-me a dizer que é possível que deixe de usar a sua agenda. Existem imensos tamanhos disponíveis no mercado, por isso, é só escolher o ideal. Para mim o tamanho A5 é o ideal, pois dá para levar comigo na carteira se precisar, mas ao mesmo tempo também não é demasiado pequena para fazer anotações.
    • Caraterísticas – Para além do tamanho este é outro tópico bastante importante que deve ter em atenção. Prefere que a sua agenda tenha argolas ou que seja de lombada colada? Gosta mais que tenha capa rija (mais duradouras) ou uma capa mole? Quer que ela seja estilo caderno ou que feche com algum tipo de íman ou elástico?
      À primeira vista estes detalhes podem parecer-lhe “pensar em demasia”, mas garanto-lhe que fazem toda a diferença.
    • Extras – Uma bolsa no final para colocar papéis, um fita para poder marcar a página, separadores, autocolantes que ajudem a personalizar? Estes são apenas alguns extras que podem tornar a sua agenda ainda mais perfeita.
  • Listas – As listas ajudam  a priorizar as coisas mais importantes, criam disciplina e poupam tempo, evitando erros ou esquecimentos. Se também sofre do “síndrome das listas”, ou simplesmente quer organizar-se para despachar assuntos ou ter controlo sobre tudo o que tem de fazer, aqui ficam algumas dicas de como ser mais produtiva utilizando este método tão simples e eficaz:
    • Escolha a ferramenta – pode ser em papel, no Excel, ou numa app, o importante é que escolha a ferramenta certa para si. Escolha algo que seja simples. Agora, se escolher utilizar uma app no telemóvel, não caia na tentação de apontar noutro sítio qualquer. Evite duplicar!!
    • Faça listas pequenas e simples – evite listas gigantes, caso contrário vai sentir-se completamente desorientada e sem saber por onde começar. 5 a 10 itens na lista são suficientes.
    • Categorize – separe os temas para poder encontrar mais foco. Por exemplo, trabalho, pessoal, tarefas da casa, projetos, etc. Não misture as tarefas de categorias diferentes, ficará confuso para si, e corre o risco de se esquecer do que tem para fazer.
    • Priorize – Agora que construiu uma lista simples e com temas agrupados, está na hora de assinalar as prioridades. Não deixe passar datas importantes porque se esqueceu de dar prioridade a um tema.
    • Comece a riscar a lista – não deixe para amanhã o que pode riscar hoje!!
  • Aplicações – existem alguma ferramentas digitais que a podem ajudar a organizar-se o dia-a-dia para as suas tarefas pessoais mas também profissionais. Aqui deixo alguns exemplos:
    • Todoist – é uma ferramenta para planear o seu dia, adicionar lembretes, fazer listas de projetos e até adicionar colaboradores em tarefas. Também pode organizar melhor a sua vida pessoal por meio de um rastreador de hábitos diários, em que você marca os dias em que fez cada atividade listada, e, desta forma, não deixar de lado as suas metas que não são relacionadas ao trabalho.
    • Google Keep – é bastante intuitiva e funciona como se fosse um quadro ou board. Nele pode adicionar anotações, listas, imagens e até audios e organizar isso de forma visual, de acordo com as suas necessidades. É ideal para quem gosta de trabalhar com diversos formatos e tem memória mais visual.
    • Google Agenda – é uma ferramenta muito útil na programação da rotina diária. Esta aplicação é na prática um calendário que permite acompanhar as suas atividades por dia, semana ou mês, facilitando a visualização das suas tarefas, assim como saber quando estará livre ou ocupada. Pode ainda partilhar atividades com seus amigos, e quando receber um e-mail sobre um evento ele será adicionado à sua agenda automaticamente.
    • Evernote – ajuda a capturar e priorizar ideias, projetos e listas de tarefas, para que nada escape, e o melhor, em qualquer formato (foto, áudio ou notas). Com esta ferramenta pode gerir tudo, desde grandes projetos a projetos pessoais, usando qualquer dispositivo e até mesmo offline. Ainda tem a possibilidade de partilhar tarefas com seus colegas de trabalho e optar por uma versão paga mais completa da ferramenta. Disponível na versão desktop e App para Windows, Mac, iOS ou Android.
    • Trello – é uma ferramenta de organização de projetos que pode partilhar com uma equipa.Disponível na versão web e aplicativo, o Trello vai ajudar a colocar em ordem todas as tarefas de trabalho, planos pessoais, estudos e muito mais.
      A aplicação é bastante intuitiva e conta com uma versão gratuita bem completa.
    • Notion – é uma plataforma multiuso com a ideia de unir todas as ferramentas de organização em um único espaço. Ou seja, as funcionalidades são muitas, como: calendários; anotações; páginas múltiplas para organização; tabelas — que podem funcionar como tabelas e realizar funções, como uma conta matemática; imagens e muito mais.
    • Asana – é um misto entre gestor de projetos e gestor de tarefas que pode ajudar bastante na hora de organizar alguma atividade que envolve várias etapas ou informações diferentes. No Asana pode criar cartões, chamados de tasks, para cada tarefa que precisa fazer, e acompanhar a sua evolução a partir disso. Cada task pode ter múltiplas subtasks — ou sub-tarefas — na forma de um checklist, o que ajuda a acompanhar de maneira bem visual quanto já evoluiu em cada tarefa e o que ainda falta para terminar aquilo por completo.

      Usa alguma dessas aplicações ou outras para se organizar? Eu ainda sou muito adepta do papel, mas já faço uma gestão “combinada” de agenda física e digital, em especial para o trabalho. De qualquer forma, cada uma é diferente por isso nada como começar a usar para ver qual gosta mais e serve melhor o seu próposito.