E-mails e computador

Chegámos ao 21º dia do Desafio do Destralhe, e já estamos oficialmente em contagem decrescente para o final deste nosso Desafio! Sou só eu que sinto que estes dias passaram a voar? Confesso que vou sentir falta de vos escrever estes e-mails diários e das nossas conversas no grupo (apesar de ir o deixar aberto para que continuemos a trocar experiências sobre as nossas aventuras com a organização da casa!). 

Nos próximos dias vamos estar dedicadas a destralhar o seu escritório, começando pelo seu computador e caixa de e-mails. Apesar de não ser uma categoria tão óbvia, a verdade é que manter este “tipo de objetos” destralhado vai facilitar e muito o seu dia-a-dia. 

Quer usemos ou não o computador como instrumento de trabalho, todas acabamos em algum momento do dia por nos sentar em frente a um, certo? Nem que seja só para ver e responder aos e-mails que recebemos. E por isso, a organização digital é tão importante como a organização real.  


Destralhar o e-mail e o computador

Da mesma forma como organiza a sua casa para não perder tempo à procura do que necessita, o mesmo acontece com a organização do seu computador e da sua caixa de e-mails. Ora veja o que ganha ao manter ambos destralhados e organizados: 

  • Maior organização: pois facilmente conseguirá encontrar as pastas, documentos e e-mails que procura. Se estiver tudo desorganizado, perderá muito mais tempo à procura do que necessita. Tempo esse que poderia ser aproveitado para adiantar outras tarefas pendentes.
  • Maior produtividade: esta vem em seguimento da anterior, pois ao manter este tipo de objetos organizados vai conseguir ser mais produtiva e despachar ainda mais tarefas. 
  • Maior poupança: pois conseguirá rentabilizar melhor o seu tempo e isso permitirá adiantar ainda mais trabalho, o que é especialmente útil quando trabalhamos por conta própria e o nosso ordenado depende do trabalho que produzimos… Além disso, evitará que o seu computador fique mais lento ou a precisar de uma “reforma” antecipada, o que poderia levá-la a gastos extras para o mandar arranjar/substituir! 
  • Maior segurança: será capaz de saber sempre onde se encontram todos os documentos e e-mails importantes, especialmente os que sejam relacionados com passwords, faturas, etc.

Certamente que já começa a perceber melhor tudo o que ganha com este destralhe, certo? Então vamos lá ao passo-a-passo.



Passo-a-passo para destralhar o e-mail e o computador

O destralhe do nosso computador e caixa de e-mails pode ser muito pessoal pois depende dos nossos interesses e daquilo que é importante para cada uma de nós. Além disso, deve ser feito com o objetivo de facilitar ainda mais o seu dia-a-dia e a sua rotina de trabalho. Aqui poderá ver a minha sugestão de passo-a-passo, mas não se esqueça que deve adaptar àquilo que fizer mais sentido para si, combinado?

  • Comece por limpar a “desktop” (ambiente de trabalho do computador): pode manter na desktop alguns documentos de forma temporária até os arquivar, mas evite deixá-los aí por muito tempo; e quando o fizer, procure mantê-los alinhados uns ao lado dos outros para que seja mais fácil de os visualizar.
  • Crie pastas e caixas de correio:
    • Para evitar que os documentos se encontrem espalhados pelo computador, procure organizá-los em pastas com ordem específica e com nomes que sejam fáceis de reconhecer para si. Procure também agrupar temas ou categorias de arquivos que lhe façam sentido. Neste ponto pode aproveitar para dar uma vista de olhos a todos os documentos e eliminar os que já não lhe interessa manter. 
    • Verifique todas as pastas às quais não tenha atribuído nome (e que ainda digam ‘Nova Pasta’ ou ‘New Folder’) e procure agora dar-lhes um nome através do qual consiga perceber imediatamente o que contém.
    • No caso de fotografias ou eventos com datas específicas, atribua a data ao nome da pasta antes do nome; desta forma garante que ficam organizadas por ordem cronológica. Não se esqueça de usar sempre o mesmo formato (eu uso ano-mês-dia e depois o nome do evento ou viagem: 2022-12-24 – Natal).
    • No caso dos e-mails, procure agrupá-los em novas caixas de correio, por exemplo por tipo de email (newsletters, conteúdo educacional, etc.) ou remetente (quem enviou). Aproveite também para eliminar os que já não lhe interessam assim como cancelar algumas subscrições e newsletters que não pretenda continuar a receber. Use as cores a seu favor também, atribuindo etiquetas coloridas às pastas de email. 
  • Faça um backup do computador: evite dores de cabeça futuras e procure fazer regularmente um backup dos conteúdos do seu computador. Pode comprar um disco externo ou então usar um serviço de cloud para ter uma cópia de segurança de todos os seus documentos.
  • Faça uma limpeza: verifique como ficou tudo no final, elimine os ficheiros que não lhe fizerem sentido e esvazie a reciclagem. Um computador cheio de lixo vai tornar-se mais lento, o que vai levá-la a ser menos produtiva nas suas rotinas de trabalho. Procure manter uma limpeza regular para evitar que tenha de o destralhar tantas vezes. O mesmo vale para a sua caixa de e-mails.
  • Crie uma rotina: crie uma rotina de limpeza e destralhe do computador e do e-mail.
    • Verifique os seus e-mails todos os dias e use a regra OHIO “Only Handle It Once” ou “Trate apenas uma vez” para manter a caixa limpa – ou seja, apague, arquive ou responda ao e-mail. Pode até criar regras para alguns e-mails para que se possam arquivar automaticamente.
    • Use outros meios de comunicação como o WhatsApp para trocar mensagens rápidas, reduzindo assim a quantidade de e-mails.

#dicaarrumadinha

  • Se tiver outros aparelhos eletrónicos em casa, como por exemplo um tablet, pode aproveitar igualmente para os destralhar. Neste caso, pode ainda dar uma vista de olhos nas aplicações que tem instaladas e eliminar as que não tem usado nem se vê a usar nos próximos tempos.


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