Dicas extras

  • Dicas para organizar papelada e documentos
    • Use e abuse de pastas e arquivadores. Pode usar de cores diferentes para diferenciar categorias ou todas iguais claramente identificadas.
    • Como em tudo, tenha os papéis que precisa consultar com mais frequência mais à mão, e os restantes num local de menos acesso.
    • Limite a entrada de papel em sua casa – faça a triagem logo à entrada, deite folhetos fora e todo o papel desnecessário.
    • Pode ter uma pasta ou cesto para colocar os papéis a tratar. À medida que for tratando, arquive e esvazie a pasta.
    • Dentro de dossiers use separadores para cada tema ou subcategoria. Mas não complique. Crie um grupo de categorias principais e depois sub-divida dentro delas.
    • Se tem um grande volume de documentos para arquivar, pode investir num móvel arquivador e usar pastas suspensas dentro dele. Uma forma fácil de organizar e consultar todos os seus documentos.
    • Pode evitar que as contas fiquem por pagar, pode ter pastas de contas pagas e contas por pagar.
    • Tire fotografias ou digitalize os documentos e guarde esses documentos digitais onde mais preferir: computador, disco ou mesmo cloud. Esta é uma forma mais amiga do ambiente que lhe permite ter os documentos ao alcance de um simples smartphone e que de certeza vai deixar mais espaço livre nas gavetas lá de casa.  
    • Atenção aos prazos legais para arquivar e guardar documentos na hora de se desfazer de papéis.
    • Espreite algumas das ideias e soluções de organização que recolhi para si. Tem mais ideias e inspirações nesta pasta do meu Pinterest.
  • Dicas para organizar o seu computador ou tablet
    • Mantenha o seu desktop limpo – evite utilizar o desktop para guardar os documentos. 
    • Faça um backup regular dos conteúdos do seu computador ou tablet. Pode comprar um disco externo ou usar um serviço de cloud online para ter uma cópia de segurança.
    • Crie pastas e sub-pastas para organizar os seus documentos. Não os espalhe pelo computador. Por exemplo, organize fotos criando uma pasta chamada fotos, e depois crie uma para cada ano e depois dentro de cada ano crie pastas para eventos específicos. Organize por datas para que as pastas fiquem organizadas cronologicamente.
    • Se usar o desktop para guardar alguns documentos, por exemplo, antes de os arquivar, alinhe os documentos a um lado para que seja mais fácil encontrar os documentos. 
    • Coloque nome nas pastas e chame corretamente os ficheiros – nada pior do que andar à procura de um ficheiro entre as 10 pastas “New Folder” que existem no computador, ou a versão correta de um ficheiro entre vários com nomes parecidos.
    • Faça uma limpeza regular – esvazie o lixo, limpe os ficheiros temporários, apague ficheiros que já não necessita. Um computador cheio de lixo vai torna-lo mais lento.
  • Dicas para organizar o seu e-mail
    • Crie uma rotina para verificar o seu e-mail. Uma vez por dia ou uma vez por semana, o que se ajustar mais ao seu dia-a-dia. O importante é que entre no seu e-mail e verifique os e-mails que recebeu e tome decisões sobre o que fazer com a mensagem. 
    • Use a regra: OHIO “Only Handle It Once” ou “Trate apenas uma vez”: Apagar, Arquivar ou Responder
    • Procure ter o seu inbox limpo. Não deixe tudo na caixa de entrada
    • Crie pastas para organizar os seus e-mails – vai facilitar a pesquisa de e-mails mais tarde.
    • Crie regras no seu e-mail para arquivar mensagens automaticamente – por exemplo, e-mails que não vai abrir mas que quer arquivar. Poupa tempo.
    • Se tem mais do que uma caixa de e-mail, pode encaminhar os seus e-mail para uma única caixa e assim, só tem de ir a um lugar ler os seus e-mail.
    • Cancele Newsletters e subscrições que já não quer – vai reduzir o número de e-mails que vai receber no seu inbox.
    • Para mensagens rápidas, use outros meios de comunicação como whatsapp para reduzir o número de e-mails.